1. HỒ SƠ KHAI THUẾ:

F NĂM:
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
FQUÝ:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân
FTHÁNG:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng
F HÓA ĐƠN:
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
- Thông báo phát hành hóa đơn.

- Hóa đơn mẫu.
F CHỨNG TỪ PHÁP LÝ VÀ CÁC HỒ SƠ KHÁC:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của từng lần thay đổi.
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng (nếu có)
- Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)
- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

- Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên liên quan đến tài chính,

- Các uỷ quyền có liên quan đến kế toán tài chính.

- Các quy chế, điều lệ của công ty.

2. SỔ KẾ TOÁN: (hình thức nhật ký chung)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: tất cả các tài khoản phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
- Sổ chi tiết tiền vay
- Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

1. FChứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.
   FNgoài ra hóa đơn mua vào, bán ra photo để kẹp với các chứng từ khác :
   - Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, tờ séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác…
   - Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác
   - Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
   - Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3
   - Phiếu kế toán khác

F Kế toán cũng cần chú ý một số điểm sau:

- Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn.

- Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh.

- Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.

4. HỒ SƠ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG:
- Hồ sơ của người lao động: hồ sơ xin việc, bằng cấp, ……
- Hợp đồng lao động
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN (trước 2015); 02/CK-TNCN (từ 2015 về sau).
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

5. HỢP ĐỒNG:
- Hợp đồng mua vào
- Hợp đồng bán ra
- Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).
- Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

-Các bản phụ lục ký thêm

- Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý…

- Các loại chứng từ nộp thuế nếu có

- Bảng tính lãi vay thanh toán (nếu là vay cá nhân), bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng)

- Các hồ sơ chứng từ khác liên quan

- Các biên bản thoả thuận khác có liên quan

6. CHỨNG TỪ TÀI SẢN CỦA DOANH NGHIỆP:

Các chứng từ tài sản của công ty nên lưu trữ và sắp xếp riêng thoe 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

- Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.

- Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.

- Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán.

- Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó

- Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản

- Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng có ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.

- Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt

- Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp

- Thẻ theo dõi tài sản cố định

- Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý… quyết định những khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.

- Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.

- Các loại chứng từ khác có liên quan.

7. CHỨNG TỪ CÔNG NỢ:

Với các hồ sơ công nợ, kế toán thực tế nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng cụ thể như sau:

- Các biên bản thoả thuận cấn trừ công nợ,

- Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm,

- Công văn đòi nợ từng lần.

- Quyết định xử lý công nợ